APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN

Una Apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento público. Esta autentificación tiene el fin de que dichos documentos surtan efectos jurídicos en el extranjero, siempre que el documento en cuestión vaya dirigido a alguno de los países que pertenecen a la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.

De conformidad con el Acuerdo por el que se establecen los lineamientos Generales del Procedimiento de Apostilla de Documentos y Legalización de Firmas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de octubre de 2013, la emisión de una apostilla realizada por una Autoridad competente, sólo acredita el origen del Documento público y certifica:

I.- Que la firma de la persona que aparece en el documento es auténtica.

II.- Que la persona que firma el documento tiene facultades para ello de acuerdo a las atribuciones que mediante Ley le son otorgadas al momento de firmar dicho documento.

III.- Que el sello o timbre que en su caso consta en el documento, es auténtico.

De este modo, todos los casos en los que una apostilla sea identificable y permanezca adherida al Documento en cuestión, éste es válido y surte efectos en el extranjero cuando así se requiera.

Dicho de otro modo, si se requiere acreditar alguna situación en el extranjero con el respaldo de un documento público emitido en México, con la Apostilla se certifica que las firmas de los Servidores Públicos que emitieron el documento en cuestión son legítimas y, por tanto, tal documento tiene validez y legitimidad en el país al cual va dirigido y por ende dicho documento surte efectos jurídicos en el país extranjero a donde se dirige la Apostilla. Por ejemplo, se requiere acreditar un grado de estudios fuera de México, el documento idóneo para estos efectos es el Titulo Profesional, pero el documento por si mimo no tiene validez en el extranjero, a menos que cuente con la apostilla, pues ésta autentificará que se trata de un documento legalmente obtenido en México y certifica su legitimidad para que surta efectos en el país al que va dirigida la apostilla.

Para estos efectos, se requiere que el documento en cuestión traiga adherida la apostilla por parte de las autoridades mexicanas, pues así lo exigen los artículos 4 y 5 del Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, donde establece que la Apostilla se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleva.  La Apostilla puede redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” debe mencionarse en lengua francesa.

Como ya se mencionó, la apostilla sólo procede cuando el documento en cuestión va dirigido a algún país que forma parte de la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros. El 5 de octubre de 1961 durante la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, se estableció esta Convención, cuyo objetivo fue facilitar la circulación a nivel internacional de los documentos públicos entre los Estados contratantes, por lo que, México como Estado contratante de dicha Convención, ha venido adoptando sus principios en los diversos documentos nacionales a fin de que surtan efectos jurídicos en los países miembros de la multicitada Convención. Es importante mencionar que un país no necesita ser miembro de la Conferencia de La Haya para ser parte de la Convención de la Apostilla pues se trata de acuerdos distintos.

Ahora bien, la apostilla como instrumento internacional para acreditar la idoneidad de un documento, sólo procede como se ha dicho respecto a documentos públicos, para estos efectos, el artículo 1 de la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros estipula:

Artículo 1. El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.

Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:

        1. Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial.
        2. Los documentos administrativos.
        3. Los documentos notariales.
        4. Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

 Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:

        1. A los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
        2. A los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Por su parte, el artículo octavo del Acuerdo por el que se establecen los lineamientos Generales del Procedimiento de Apostilla de Documentos y Legalización de Firmas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de octubre de 2013, establece que las autoridades competentes no están obligadas a expedir una apostilla cuando se presente alguno de los siguientes supuestos:

I.- Se trate de un Documento público de cualquier naturaleza expedido en el extranjero, aún en el caso de que se presente como parte de un Documento público emitido en territorio nacional.

II.- Tratándose de documentos privados, de cualquier naturaleza, emitidos por una persona física o moral en el extranjero, aún en el caso de que se presente como parte de un Documento público emitido en territorio nacional.

III.- Cuando se pretenda legalizar o apostillar una copia simple de un Documento público, y

IV.- En aquéllos casos en los que se presente un Documento público y el mismo muestre signos evidentes para la autoridad competente de que es apócrifo.

Ahora, tratándose de documentos nacionales que vayan a ser presentados en países que no sean miembros de la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, deben ser legalizados. En México, aquellos trámites que no son susceptibles de apostillarse por estar dirigidos a países que no forman parte de dicha Convención, son legalizados, requiriendo para tales efectos, cumplir con reglas generales iguales a las establecidas para los documentos que deben apostillarse.

El trámite de Legalización de Firmas, al igual que la Apostilla, tiene como fin autentificar el origen de un documento público con el fin de que éste surta efectos jurídicos en el extranjero. La legalización consiste en certificar las Firmas de los Servidores Públicos Federales y Estatales, facultados para hacer constar la validez y legitimidad de los Documentos Públicos de origen nacional en el territorio mexicano siempre que el trámite se relacione con países que no han adoptado la multicitada Convención.

De este modo, la única diferencia entre legalización y apostilla es que la Apostilla se tramita cuando el país en donde se pretende surta efectos jurídicos el documento es miembro de la convención, mientras que la legalización se utiliza para aquellos casos en donde el país donde pretendemos surta efectos el documento NO forma parte de dicha convención. La Apostilla solo aplica si el país donde se emitió el documento público y el país donde se utilizará el documento público son partes en la Convención. Respecto a todo los demás, es exactamente lo mismo.

CONSULTA AQUÍ LA LISTA DE PAÍSES ADHERIDOS AL CONVENIO DE LA APOSTILLA

Ambos tramites (legalización y apostilla) son presenciales y cuando se trata de documentos emitidos por autoridades federales, se debe realizar ante la Dirección de Registro de Nombramientos, Legalización, Apostilla y Administración del Territorio Insular ubicada en la calle Río Amazonas Número 62, planta baja y tercer piso, Col. Cuauhtémoc, Alcaldía Cuauhtémoc. Código Postal 06500. Ciudad de México.

Cuando se trata de documentos emitidos por autoridad estatal o fedatarios públicos, se debe acudir a las oficinas estatales señaladas aquí.

Los requisitos son los siguientes:

      • Presentar el documento público nacional en original.
      • Pago de Derechos.
      • Presentar Identificación Oficial vigente: INE, Pasaporte, Cédula Profesional Federal o Cartilla Militar.
      • CURP de quien presenta el trámite.

Soylegalmx

Autor Jesús Villarruel Muñoz

Actualizado a mayo 2020

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